Hạnh Trang Bạn đã từng vướng phải tình huống khách hàng chậm trả thù lao chưa? Bạn có từng cảm thấy khó chịu và mệt mỏi khi khách hàng yêu cầu thay đổi sản phẩm khác xa so với thỏa thuận ban đầu? Làm thế nào để cây viết tự do hạn chế tối đa những trường hợp như vậy xảy ra? Bí quyết chính là hợp đồng làm việc. Chủ động chuẩn bị hợp đồng làm việc cho freelancer sẽ bảo vệ bạn khỏi những khách hàng “không tốt” đồng thời giúp bạn trở nên chuyên nghiệp hơn.
Khi nghe đến đây có thể bạn sẽ cảm thấy phiền hà hoặc ngại ngùng nhưng tin mình đi, hợp đồng làm việc thực sự cần thiết với cây viết tự do. Hơn nữa, tự soạn thảo hợp đồng cũng không rắc rối như bạn nghĩ. Dưới đây, mình sẽ hướng dẫn bạn 3 bước soạn thảo hợp đồng làm việc chuyên nghiệp cũng như đính kèm 1 mẫu hợp đồng hoàn thiện để bạn dễ dàng chỉnh sửa và sử dụng.
Mục lục bài viết
Vì sao bạn nên chủ động chuẩn bị hợp đồng làm việc?
Hợp đồng làm việc chính là những thỏa thuận, cam kết của bạn với khách hàng và ngược lại, của khách hàng với bạn. Thực chất, những nội dung này đã được hai bên thảo luận và thống nhất, chỉ là thay vì ở dạng tin nhắn hay lời nói, giờ đây chúng được ghi lại bằng văn bản rõ ràng.
Lợi ích quan trọng nhất của hợp đồng làm việc là hạn chế hiểu lầm và nâng cao năng suất công việc. Những thỏa thuận bằng lời nói có thể gây nhầm lẫn và dễ dàng bị “lật mặt”. Ngược lại, các điều khoản rõ ràng trong hợp đồng sẽ khiến hai bên có ý thức tuân thủ và hiểu ý nhau hơn trong quá trình làm việc. Bạn không thể lười biếng mà phải thực hiện đúng cam kết về nội dung và thời hạn gửi sản phẩm. Ngược lại, khách hàng cũng phải tuân thủ những quy định về chỉnh sửa, tránh trường hợp thay đổi nội dung khiến bạn tiêu tốn nhiều thời gian và công sức.
Hợp đồng làm việc sẽ hạn chế tình huống khách hàng “bùng kèo” hoặc chậm trễ thanh toán nhuận bút cho bạn. Mặc dù vẫn có một số khách hàng bất chấp phá vỡ hợp đồng nhưng chắc chắn con số này không nhiều. Nếu khách hàng từ chối ký hợp đồng với bạn mà chỉ muốn thỏa thuận bằng lời nói hoặc qua tin nhắn, hãy cân nhắc việc hợp tác với họ. Vì một khách hàng đáng tin cậy, chuyên nghiệp, có thiện chí chắc chắn sẽ hiểu giá trị của hợp đồng làm việc và không ngần ngại đặt bút ký kết cùng bạn.
Nhiều cây viết cảm thấy ngại ngùng và cho rằng hợp đồng làm việc có tính “làm màu”, khoe mẽ với khách hàng. Tuy nhiên, chắc chắn khách hàng không đánh giá bạn như vậy. Hợp đồng làm việc là lời khẳng định bạn là cây viết chuyên nghiệp, bạn tự tin, nghiêm túc và cam kết lâu dài với công việc này. Từ đó bạn sẽ chiếm được niềm tin và thiện cảm của khách hàng.
Vậy hợp đồng làm việc của cây viết tự do với khách hàng cần những nội dung gì? Đây là câu trả lời dành cho bạn.
7 nội dung không thể thiếu trong hợp đồng làm việc tự do
Thông tin của bạn và khách hàng
Trong phần mở đầu của hợp đồng, bạn nên ghi rõ thông tin của bản thân và khách hàng, bao gồm:
- Họ tên đầy đủ của bạn và công ty, người đại diện ký hợp đồng phía công ty
- Số điện thoại
- Ngày sinh
- Địa chỉ
- Số chứng minh thư nhân dân hoặc căn cước công dân
- Mã số thuế
- Thông tin tài khoản ngân hàng
Phạm vi công việc
Đây chính là nội dung để bạn thống nhất chắc chắn với khách hàng những dịch vụ mà bạn sẽ cung cấp cho họ. Bạn nên đề cập đến:
- Thời hạn hợp đồng: ngày bắt đầu và kết thúc. Một dự án có thể kéo dài 3 tháng, 6 tháng hoặc nếu công việc có tính chất dài hạn, bạn có thể ghi ngày kết thúc là ngày cuối cùng của năm (31/12).
- Dịch vụ mà bạn cung cấp: bài đăng blog hay mạng xã hội, ebook hay podcast, video. Kèm theo đó là số lượng nội dung hàng tuần, hàng tháng và vị trí đăng tải nội dung, có thể dẫn link website hoặc fanpage. Bạn cũng nên đề cập tới yêu cầu của nội dung, ví dụ về số lượng từ, yêu cầu SEO, hình ảnh…
- Cách thức làm việc: ví dụ làm việc từ xa, họp online hay đến công ty gặp mặt 1 tháng/ lần để phát triển kế hoạch nội dung? Khách hàng sẽ gửi yêu cầu nội dung cho bạn hàng tuần hay hàng tháng?…
- Thời gian hỗ trợ khách hàng: khách hàng có thể liên lạc và nhận được sự sợ giúp của bạn trong khung giờ nào, ngày nào. Thông tin này hạn chế tình huống khách hàng liên tục thúc giục và làm phiền cuộc sống riêng tư của bạn.
Điều khoản thù lao và thanh toán
Nội dung này bao gồm các điều khoản:
- Thù lao của bạn: có thể tính trên đơn vị sản phẩm (1 bài viết, 1 video, 1 ebook…) hoặc theo thời gian (1 tuần, 2 tuần, 1 tháng). Thù lao này đã bao gồm thuế thu nhập cá nhân hay chưa cũng là nội dung bạn cần đề cập.
- Thời gian nghiệm thu sản phẩm và thanh toán: ví dụ bạn và khách hàng sẽ kiểm kê số lượng bài viết vào ngày 25 hàng tháng, sau đó khách hàng phải thanh toán thù lao cho bạn trong vòng 10 ngày sau đó.
- Cách thức thanh toán: chuyển khoản hay thanh toán trực tiếp?
- Nếu bạn yêu cầu khách hàng thanh toán một phần thù lao trước khi bắt đầu công việc, bạn cũng nên ghi rõ trong phần này.
Quyền và trách nhiệm của hai bên
Nội dung này bao gồm những điều khoản về quyền lợi và trách nhiệm của bạn cũng như khách hàng. Bạn phải hoàn thành đầy đủ, đúng hẹn những công việc mà hai bên đã thống nhất. Bạn cần thông báo cho khách hàng những thay đổi, trục trặc liên quan đến công việc. Ngược lại, khách hàng cần cam kết trả đủ thù lao cho bạn đúng hạn đồng thời có quyền chỉnh sửa và sử dụng sản phẩm của bạn.
Điều khoản chỉnh sửa sản phẩm
Để tránh tình trạng khách hàng đổi ý, đòi chỉnh sửa sản phẩm ngoài kế hoạch đã thống nhất, bạn nên chú ý đến điều khoản chỉnh sửa sản phẩm. Bạn có thể chỉnh sửa sản phẩm cho khách hàng bao nhiêu lần hoặc trong thời gian bao lâu sau khi khách hàng phản hồi. Quy định chỉ chỉnh sửa theo kế hoạch nội dung đã thống nhất cũng rất quan trọng. Nếu khách hàng muốn thêm nội dung mới hoặc thay đổi hoàn toàn nội dung bạn đã thực hiện, khách hàng sẽ phải chịu thêm chi phí phát sinh.
Điều khoản sở hữu và bảo mật thông tin
Nội dung này nhằm cam kết quyền sở hữu trí tuệ cũng như bảo mật thông tin giữa bạn và khách hàng. Một số điều khoản quan trọng bạn cần quan tâm là:
- Sở hữu trí tuệ: sản phẩm do bạn sáng tạo không vi phạm quyền sử hữu trí tuệ của các tổ chức, cá nhân nào khác. Bạn sẽ phải chịu trách nhiệm trước pháp luật nếu vi phạm quyền tác giả. Bên cạnh đó, bản quyền của nội dung sẽ thuộc hoàn toàn về khách hàng hay cả 2 bên? Khách hàng có cần sự đồng ý của bạn trước khi sử dụng, sửa chữa hay ghi tên tác giả hay không?
- Bảo mật thông tin: bạn cần cam kết không trao đổi, cung cấp tài liệu nội bộ của khách hàng cho người khác trước khi nhận được sự đồng ý của họ. Đây là điều khoản đặc biệt quan trọng đối với người chắp bút (ghost-writer).
Điều khoản chấm dứt hợp đồng
Chúng ta luôn mong muốn làm việc lâu dài và ăn ý với khách hàng nhưng công việc không phải lúc nào cũng suôn sẻ. Điều khoản chấm dứt hợp đồng sẽ bảo vệ bạn khỏi những tranh cãi, rắc rối sau này, cũng như giúp bạn và khách hàng kết thúc quá trình hợp tác êm ả hơn.
- Hợp đồng có thể kết thúc khi nào: khi dự án kết thúc, hợp đồng hết thời hạn hoặc 1 bên đơn phương chấm dứt.
- Điều kiện đơn phương chấm dứt hợp đồng: ví dụ bạn vi phạm điều khoản bảo mật thông tin hoặc khách hàng liên tục không thanh toán đúng thời hạn.
- Thời điểm đơn phương chấm dứt hợp đồng: ví dụ bạn cần thông báo với khách hàng trước 15 ngày khi muốn chấm dứt hợp đồng.
- Trách nhiệm khi đơn phương chấm dứt hợp đồng: khách hàng sẽ phải trả đủ thù lao cho bạn tới lúc chấm dứt hợp đồng hoặc chi phí bồi thường tổn thất là bao nhiêu?
Hướng dẫn soạn thảo hợp đồng làm việc cho freelancer
Rất nhiều cây viết tự do hiểu vai trò của hợp đồng làm việc nhưng lại cảm thấy e dè, sợ rắc rối vì liên quan đến luật pháp. Cũng có những người làm việc với bạn bè hoặc người quen nên không muốn phức tạp hóa. Tuy nhiên, soạn thảo hợp đồng không phức tạp và khó khăn như bạn nghĩ. Và điều quan trọng của hợp đồng là giúp bạn và khách hàng làm việc ăn ý, năng suất, chuyên nghiệp hơn. Vì vậy, hãy cùng mình thực hiện 3 bước chuẩn bị hợp đồng cho riêng bạn ngay thôi.
Trước tiên, bạn có thể soạn thảo nội dung hợp đồng trên Word. Bạn nên chuẩn bị trước một mẫu hợp đồng chung, sau đó tùy vào nội dung trao đổi, thống nhất với từng khách hàng mà bổ sung thông tin chi tiết hoặc thay đổi sao cho phù hợp. Bạn có thể tham khảo mẫu hợp đồng của mình.
Tiếp theo, bạn có thể thiết kế hợp đồng mang dấu ấn cá nhân bằng cách thêm logo, chỉnh sửa màu sắc, font chữ… Ứng dụng Canva hoặc đơn giản hơn là Header, Footer trong Word sẽ giúp bạn thực hiện bước này. Cuối cùng, bạn hãy xuất file hợp đồng dưới dạng PDF và gửi cho khách hàng.
Công việc full-time 8 tiếng mỗi ngày có hợp đồng giữa người lao động và người sử dụng lao động. Viết lách tự do cũng là một nghề. Vậy có lý do gì mà freelance writer không thể chủ động chuẩn bị hợp đồng làm việc cho mình? Nếu bạn thực sự coi viết lách là một công việc nghiêm túc, lâu dài, nếu bạn muốn trở thành một cây viết chuyên nghiệp thì đừng chần chừ nữa, hãy bắt tay vào soạn thảo hợp đồng ngay từ hôm nay.
Đây là một bài viết tâm đắc của mình khi cộng tác với Viết lách kiếm tiền – website đầu tiên tại Việt Nam dành riêng cho người viết tự do. Tới nay, rất tiếc là dự án này đã tạm dừng. Vì vậy, mình đăng tải lại bài viết này với mong muốn những chia sẻ của mình có thể chạm tới nhiều người hơn.
