Hạnh Trang Khi gửi email chào thầu với khách hàng, mình từng nôn nao, sốt ruột khi không thấy khách hàng trả lời. Không biết họ đã đọc email chưa? Có phải đọc rồi nhưng không ưng ý nên trả lời bằng im lặng? Hay có quá nhiều cây viết ứng tuyển nên họ đang cân nhắc? Hoặc họ quên mất thư của mình vì bận quá. Nếu vậy, mình có nên gửi thêm một email nữa để nhắc khéo không?
May mắn thay, mình đã nhanh chóng “tuyển” được một gián điệp đắc lực, “người” có thể tiết lộ cho mình những thông tin trên. Nhờ đó, mình bớt cảm giác bồn chồn mỗi lần gửi thư và biết cách ứng xử chuyên nghiệp hơn với khách hàng. Gián điệp đó mang tên HubSpot.
Mục lục bài viết
HubSpot giúp ích thế nào khi bạn gửi email cho khách hàng?
HubSpot là ứng dụng mà khi cài đặt vào email, bạn sẽ biết được người nhận đã đọc thư của bạn chưa, thậm chí đọc bao nhiêu lần. Như trong ảnh phía dưới, khách hàng đã mở email của mình 7 lần. Trong trường hợp khách hàng chưa mở email, HubSpot sẽ báo là Tracked.
Tuy nhiên, tính năng của HubSpot không chỉ dừng ở việc kiểm tra email, mà ứng dụng này còn phục vụ marketing, sale và nâng cao kết nối với khách hàng. HubSpot có phiên bản miễn phí và trả phí. Nếu bạn chỉ quan tâm tới tính năng kiểm tra email thì đừng lo lắng, phiên bản miễn phí hoàn toàn đáp ứng được nhu cầu này.
Cài đặt HubSpot rất nhanh chóng và đơn giản. Bạn chỉ cần truy cập vào HubSpot, rồi chọn Get Started Free (Bắt đầu với phiên bản miễn phí). Sau đó, tạo tài khoản với email của bạn là xong.
Lưu ý rằng bạn cần cài đặt HubSpot trước khi gửi email cho khách hàng. Ứng dụng này chỉ phân tích được những email mà bạn gửi sau thời điểm cài đặt. Ngoài ra, sau vài tuần sử dụng, HubSpot sẽ tự động đăng xuất và yêu cầu bạn đăng nhập lại. Vì vậy, để đảm bảo chắc chắn, trước khi chào thầu với khách hàng, bạn hãy kiểm tra HubSpot đã hoạt động chưa nhé!
Nếu không ưng ý với HubSpot, bạn có thể dùng Mailtrack hoặc Streak. Hai ứng dụng này cũng có tính năng kiểm tra email và hoàn toàn miễn phí.
Tối ưu HubSpot để ứng xử chuyên nghiệp với khách hàng
Câu hỏi đặt ra là khi nhận được kết quả từ HubSpot, bạn sẽ làm gì? Thật lãng phí nếu bạn chỉ dùng ứng dụng này để an tâm khi biết thư đã tới tay người nhận. Hãy tận dụng thông tin hữu ích từ gián điệp để ứng xử chuyên nghiệp và chinh phục khách hàng thành công. Đây là cách mình thường làm.
Nếu HubSpot báo email chưa được mở
Nếu HubSpot báo email chưa được mở, dù mình đã gửi thư 2 – 3 ngày, mình sẽ tìm cách thức khác để liên hệ với khách hàng. Chẳng hạn, mình từng thấy tin tuyển dụng trên facebook cá nhân của một khách hàng. Thay vì inbox trực tiếp, mình chọn cách gửi email để có thể giới thiệu về bản thân nhiều hơn và gắn link các dự án mình từng tham gia. Tuy nhiên, sau 2 ngày gửi thư, HubSpot vẫn báo email chưa được mở. Lúc này, mình quyết định nhắn tin qua facebook cho khách hàng.
Em chào chị. Em là Hạnh Trang, cây viết tự do về sức khỏe mẹ và bé. Em đọc được tin tuyển dụng vị trí X trên facebook của chị. Em đã gửi email ứng tuyển nhưng chưa thấy chị phản hồi. Vì thế, em xin phép nhắn tin qua facebook cho chị. Không biết dự án còn tuyển vị trí này không và chị đã nhận được email của em chưa ạ? Em cám ơn chị.
Sau đó, khách hàng đã phản hồi mình bằng cả inbox và email.
Nếu HubSpot báo khách hàng đã đọc email
Trong trường hợp HubSpot báo là thư đã được mở, mình thường cố gắng chờ đợi thêm. Nếu sau vài ngày vẫn chưa nhận được thư hồi âm, mình sẽ email lần nữa để nhắc khéo khách hàng hoặc chấp nhận rằng mình không phải ứng viên phù hợp. Lựa chọn hành động nào tùy theo kết quả tự đánh giá dưới đây của mình.
Mình mình thường đọc lại tin tuyển dụng, yêu cầu công việc, xem lại phần nghiên cứu khách hàng mà mình đã ghi chú và kiểm tra email, CV mình đã gửi đi. Mục đích là để đánh giá lại lần nữa xem mình có thực sự phù hợp với công việc này không và mình đã chứng minh được bản thân là ứng viên “không thể bỏ lỡ” chưa.
Nếu câu trả lời là có, mình sẽ email lần thứ hai cho khách hàng để đảm bảo họ bỏ sót hoặc lãng quên lời chào thầu của mình. Ngược lại, nếu không tự tin, mình sẽ chấm dứt việc bồn chồn, khắc khoải chờ đợi và tìm kiếm khách hàng, công việc khác phù hợp hơn.
Ngoài ra, một mẹo nhỏ mình thường áp dụng là kiểm tra sự thay đổi của số lần mở thư. Nếu hôm qua mình thấy email được mở 2 lần, và hôm nay số lần mở thư đã tăng thành 5 lần, rất có thể khách hàng đang cân nhắc về mình. Vì thế, mình sẽ cố gắng chờ đợi thêm chứ không vội vã thúc giục.
Mẹo này thường đúng nếu khách hàng sử dụng email cá nhân. Trong trường hợp bạn liên hệ với hòm thư chung của tòa soạn hoặc nhóm tuyển dụng, tỷ lệ chính xác của mẹo này sẽ thấp hơn. Bởi lẽ số lần mở thư tăng lên có thể do nhiều nhân viên khác nhau mở email của bạn.
Mong rằng bạn sẽ tận dụng được tối đa gián công cụ này để nắm bắt tâm tư khách hàng và chào thầu “bách phát bách trúng”.
